随着信息化建设与发展,档案数字化成为档案管理的必然趋势。着眼新时代档案工作的新任务,努力推进新时代学院档案工作科学发展与规范档案管理,加快档案数字化工作进程,2021年7月7日,我院图情中心开展档案数字化建设工作。历经两个多月,第一阶段档案数字化建设工作顺利完成。
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此次档案数字化转化的范围包括毕业生的录取名册和学籍卡,党群和行政系列档案中保管期限为永久的部分档案。所有档案文书材料采用双层扫描,实现全文检索,大大提高了档案查阅、利用的效率。调取的文档可自动生成档案专用电子签章,既节省了各部门的档案借阅办理时间,毕业学生到校查询、借阅个人档案的办事流程也简洁高效。
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此项工作的顺利完成,让我们充分认清档案信息在学院发展中不可替代的参考价值,也充分认清档案服务在社会文化建设中的重要作用。下一步,尽快启动档案数字化建设工作(第二阶段),确保在明年之内将库存档案全部实行数字化转化,为学院“双高”建设提供更优质的服务。